Zeit ist Geld und vieles mehr!

Es ist nicht immer leicht mit der Zeit im KiTa-Arbeitsalltag effektiv umzugehen. Allzu oft bringen unvorhersehbare Ereignisse Ihre Tagesplanung aus dem Ruder oder aber Sie schaffen es erst garnicht, einen solchen Tagesplan zu erstellen. Wie arbeitet man also am besten mit der Zeit und nicht gegen sie? Im Folgenden haben wir für Sie ein paar Ideen zusammengetragen, die Ihnen helfen können aus Ihrer kostbaren Zeit das Beste herauszuholen.

Step 1: Planen Sie Ihre Zeit im voraus

Eine überschaubare Tagesstruktur ist das A und O für einen gut strukturierten Arbeitsalltag. Planen Sie täglich aktiv Ihre Aufgaben und halten diese schriftlich, z.B. in Form eines Kalendereintrages, fest. Versuchen Sie dabei grundsätzlich nicht die vollen 8 Stunden, sondern lediglich 6 zu verplanen. Die übrigen 2 Stunden fungieren als Puffer für Unvorhergesehenes oder Aufgaben, denen Sie sich doch intensiver widmen müssen.

Am Ende eines Arbeitstages sollten Sie sich außerdem noch 5 Minuten einplanen, um den nächsten Tag vorzuplanen. Das erleichtert nicht nur den Start in den neuen Arbeitstag, sondern hilft auch am Ende eines erfolgreichen Arbeitstages abzuschalten.

Step 2: Zeitfresser vermeiden

Jeder kennt es: Man sich gerade in eine Aufgabe eingearbeitet und ist hochkonzentriert, da kommt plötzlich jemand durch die Tür oder das Telefon klingelt. Die Konzentration ist sofort auf Null und man braucht nach der Störung gefühlt Ewigkeiten, um wieder in die Arbeit zu kommen.

Dieses, Ihnen wahrscheinlich bekannte, Phänomen nennt man Sägeblatteffekt (siehe Grafik). Sobald Sie bei einer Aufgabe unterbrochen wurden, fällt Ihre Konzentration ab und Sie brauchen minutenlang, bis Sie erneut konzentriert und effektiv weiterarbeiten können.

Unser Tipp: Beugen Sie möglichen Störungen von vornherein vor. 

  • Schalten Sie Ihr Telefon aus oder bitten Sie Ihr Team das Telefon für eine gewisse Zeit zu übernehmen.
  • Machen Sie von aussen sichtbar, dass Sie gerade beschäftigt sind. Ein „Bitte nicht stören.“-Schild an der Tür wirkt Wunder.
  • Bei Gesprächsbedarf von Eltern instruieren Sie Ihr Team, Ihnen den Rücken frei zu halten und ggf. Gesprächstermine für Sie zu vereinbaren.
  • Nutzen Sie die regelmäßigen Teambesprechungen, um Ihre Bürozeiten bekannt zu geben. Weisen Sie darauf hin, dass Sie in diesen Zeiten nicht gestört werden möchten.
  • Legen Sie sich feste Zeiten, in denen Sie Ihr E-Mail-Postfach überprüfen und E-Mails abarbeiten. Günstig ist es wahrscheinlich einmal morgens, während der Mittagszeit und in der letzten halben Stunde Ihrer Arbeitszeit.
  • Auch die tägliche Post sollte nur einmal am Tag geöffnet und vorsortiert werden. Aufgaben, die sich daraus ergeben können Sie gleich als Termin mit in Ihren Kalender schreiben, damit keine Aufgabe unerfüllt bleibt.

Step 3: Arbeiten Sie in Blöcken

Sparen Sie wertvolle Zeit und arbeiten Sie Aufgaben gebündelt ab. Es ist einfacher nicht immer zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her zu springen, sondern besser erstmal einen Aufgabenbereich zu erledigen bevor der nächste kommt. Identifizieren Sie bei Ihrer Aufgabenplanung gleichartige Aufgaben und planen diese als ein Zeitfenster in Ihren Kalender ein. Z.B.:

  • Zeitfenster: E-Mails| Lesen, Strukturieren und Bearbeiten aller E-Mails hintereinander weg.
  • Zeitfenster: Telefonate| Erledigen Sie alle wichtigen Telefonate direkt nacheinander ohne zwischendurch etwas anderes zu machen.
  • Zeitfenster: Personalien| Kümmern Sie sich um Mitarbeitergespräche, Dienstplanungen und alle anderen Personalangelegenheiten gebündelt.

Step 4: Schaffen Sie ein unterstützendes Ablagesystem

Die goldene Regel für Sie lautet: jedes Schriftstück wird nur einmal in die Hand genommen und dann abgelegt, bearbeitet oder entsorgt. Ein sinnvolles Ablagesystem ist dabei enorm wichtig und wird Sie dabei unterstützen, Ihre Aufgaben zukünftig besser im Überblick zu haben. Es gibt mehrere Möglichkeiten eines Ordnungssystems: z.B. nach dem Alphabet, chronologisch oder nach treffenden Schlagworten. Auch Kategorien, wie Posteingang, Wiedervorlage, Erledigt sind denkbar.

Alles sollte dort abgelegt werden, wo Sie es auch wiederfinden. Die oben genannte „Einmal-Regel“ gilt im übrigen nicht nur für die klassische Post, sondern auch für E-Mails und Notizen.

Zeitmanagement spielt in jeder Branche eine wichtige Rolle. Wir identifizieren mit Ihnen gemeinsam, wie Sie Ihre Arbeitszeit effektiv Planen und Managen. Vereinbaren Sie dazu gerne ein unverbindliches Infogespräch unter: http://bima-management.de/kontakt/